La asignación de becas en Saeko permite aplicar descuentos o beneficios directamente al estado de cuenta del alumno, facilitando el control administrativo y financiero. Este proceso se realiza dentro del módulo correspondiente, donde se puede seleccionar el tipo de beca, el porcentaje o monto a aplicar y el periodo de vigencia.
Permisos y requerimientos
Verifica que tengas activo el permiso de Escolares > Alumnos > Menus > Becas, y activa la casilla Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Director o Subdirector Académico
- Dirección o subdirección escolar
- Administrador Saeko
📝 Consideraciones previas:
- Es necesario configurar el catálogo de tipos de beca en Académica > Configuración avanzada > Becas y área de servicio becario.
- Verifica que el alumno esté inscrito en el ciclo correspondiente.
- Si proviene de un ciclo anterior, confirma su continuidad académica.
- Determina si la beca aplicará como descuento directo en el estado de cuenta o bajo otro tipo de beneficio.
- Revisa el estatus financiero del alumno para asegurar que no existan adeudos pendientes.
- Valida el promedio general o del ciclo anterior para confirmar que cumple con los criterios académicos establecidos para ser acreedor a la beca.
Campos del formulario
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 🗓️ Ciclo escolar | Ciclo académico en el que se aplicará la beca. | Asegúrate de seleccionar el ciclo activo o vigente. La beca solo será válida dentro del ciclo seleccionado. |
| 2 | 📅 Fecha de registro | Día en que se registra la beca en el sistema. | Permite llevar un control del historial de asignaciones. |
| 3 | 🎓 Tipo de beca | Clasificación de la beca según su origen o criterio (académica, socioeconómica, deportiva, etc.). | Es necesario configurar el catálogo de tipos de beca en Académica > Configuración avanzada > Becas y área de servicio becario. |
| 4 | 💸 Aplica a todos los tipos de cargo | Define si la beca se aplica a inscripción, parcialidades o ambos conceptos. | Selecciona con cuidado para evitar descuentos no deseados. |
| 5 | 📊 Porcentaje | Porcentaje de descuento que se otorgará al alumno. | El descuento se calcula automáticamente sobre el monto del cargo. |
| 6 | 💰 Monto | Valor fijo de descuento asignado al alumno. | Revisa que el monto no exceda el total del cargo. |
| 7 | ⚖️ Condicionada | Indica si la beca depende del cumplimiento de ciertos requisitos académicos o administrativos. | Si no se cumplen las condiciones, la beca puede ser suspendida, (Aplica si hay una configuración de regla de recargo). |
| 8 | 🚀 Aplica desde | Fecha a partir de la cual la beca comenzará a aplicarse en los cargos. | Define el inicio de validez del beneficio. |
| 9 | ⏳ Aplica hasta | Fecha en que finaliza la aplicación de la beca. | Los cargos posteriores a esta fecha no se verán afectados. |
| 10 | 🧩 Servicio becario | Indica el área o actividad de apoyo institucional que debe cumplir el alumno como parte de la beca. | Es necesario configurar el catálogo de tipos de beca en Académica > Configuración avanzada > Becas y área de servicio becario. |
| 11 | 📝 Memorándum | Documento o referencia interna que autoriza o respalda la asignación de la beca. | Sirve como respaldo administrativo ante auditorías o revisiones. |
Proceso
Crea un nuevo trámite de beca
Para comenzar, sigue los siguientes pasos
- Para iniciar un nuevo registro de beca da clic en
pasando el cursor sobre 
.
- Se habilitará un formulario con algunos campos llenados por default, completa configurando lo siguiente:
- Fecha de registro
- Tipo de beca
- Aplica a todos los tipos de cargos
- Porcentaje o Monto
- Condicionada: marca la casilla si la beca esta condicionada a un requerimiento.
- Aplica desde y Aplica hasta
- Se habilitará un formulario con algunos campos llenados por default, completa configurando lo siguiente:
- Finalmente, haz clic en Agregar.
Detalles de una beca
La sección de consulta de trámite de beca en Saeko permite a los usuarios revisar, verificar y actualizar la información relacionada con los beneficios otorgados a los alumnos. A través de este módulo, es posible editar datos del trámite, asignar el servicio becario correspondiente y registrar el memorándum que respalda la beca, asegurando un control administrativo claro y preciso sobre los beneficios aplicados.
- Haz clic en Editar para modificar datos como tipo de beca, porcentaje, monto, fechas de vigencia y condición de la beca:
- Para consultar el total de los datos, da clic sobre la información de Grado y Ciclo. Se desplegará toda la información relacionada a la beca, donde podrás registrar el Servicio becario correspondiente y el Memorándum que respalda la beca.
- Al dar clic en Servicio becario, se abrirá una ventana emergente donde podrás seleccionar lugar de servicio, encargado, horas totales y horas cumplidas que el alumno debe cumplir como parte de la beca.
- Una vez que hayas terminado de capturar la información en la ventana emergente, da clic en Agregar para que los datos se guarden.
- Da clic en Memorándum, selecciona la fecha, captura el número o folio del memorándum y agrega las observaciones correspondientes.
-
- Finaliza guardando cambios, para que se actualicen correctamente en el trámite de beca.
Saeko Protips
Tips para la sección de Becas del expediente del alumno en Saeko:
1. Verificar ciclo escolar y estatus del alumno. Asegúrate de que el alumno esté inscrito en el ciclo correcto y que su estatus financiero esté al día, para que la beca se aplique correctamente.
2. Validar criterios académicos. Confirma que el alumno cumpla con los requisitos académicos, como promedio general o del ciclo anterior, especialmente en becas condicionadas.
3. Configurar catálogos y vigencias. Revisa que el catálogo de tipos de beca esté configurado correctamente y captura las fechas de inicio y fin para controlar el periodo de aplicación.
4. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.
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