En Saeko, las becas son apoyos que pueden aplicarse como condonación parcial o total de la inscripción o parcialidades. También puedes registrar becas solo para seguimiento, sin que afecten los pagos del alumno.
Permisos y requerimientos
🔐Permisos
Para acceder a esta configuración, tu perfil de usuario debes contar con el permiso de Academia > Configuración avanzada > Becas: tipos y áreas, y activa la casilla Editar, en caso de que sea requerido en tu perfil.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Director o Subdirector Académico
- Responsable del área control escolar
- Administrador Saeko
Consideraciones
- Antes de comenzar a configurar define un encargado especial para realizar este proceso.
- La información que visualices es dependiendo al acceso de las escuelas que tengas y permisos que tengan cada usuario.
- Antes de iniciar, asegúrate de contar con la lista de tipos de beca que se aplicarán.
- Para dar de alta una nueva configuración de beca, es indispensable contar previamente con el registro de las categorías y tipos de beca.
Campos del formulario
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 💰 Becas | |||
| 1 | 🏫 Escuelas | Campo donde seleccionas la institución o instituciones a la que se aplicará la configuración de la beca. | Asegúrate de elegir la escuela correcta, especialmente si administras varias sedes. La configuración solo impactará los alumnos pertenecientes a la escuela seleccionada. |
| 2 | 📂 Categoría | Corresponde al grupo o clasificación general de la beca, como académica, institucional, deportiva, por convenio, entre otras. | Debes registrar las categorías previamente para poder seleccionarlas aquí. Asigna cada beca a la categoría que mejor corresponda para mantener orden y facilitar reportes. |
| 3 | 📂 Tipo | Clasificación que indica si la beca es interna (otorgada por la institución) o externa (proveniente de un organismo o entidad ajena). | Los tipos deben configurarse previamente para que aparezcan en este campo. |
| 4 | 🏷️ Nombre de la beca | Etiqueta con la que identificarás la beca en todo el sistema (catálogo al darla de alta). | Este nombre se refleja en reportes financieros (p. ej., Estado de cuenta), por lo que debe ser entendible para alumnos y administración. Si cambias el nombre, verifica impacto en reportes, filtros y procesos de asignación vigentes. |
| 5 | ✏️ Permitir editar información al asignar beca | Opción que habilita la edición de ciertos datos de la beca al momento de asignarla a un alumno. | Actívala solo si deseas otorgar flexibilidad al personal para ajustar porcentajes, montos o vigencias al asignar la beca. |
| 6 | 💸 Aplica a todos los tipos de cargo | Define si la beca se aplica a inscripción, parcialidades o ambos conceptos. | Selecciona con cuidado para evitar descuentos no deseados. |
| 7 | 🚀 Aplica desde | Fecha a partir de la cual la beca comenzará a aplicarse en los cargos. | Define el inicio de validez del beneficio. |
| 8 | ⏳ Aplica hasta | Fecha en que finaliza la aplicación de la beca. | Los cargos posteriores a esta fecha no se verán afectados. |
| 9/td> | 📊 Porcentaje | Porcentaje de descuento que se otorgará al alumno. | El descuento se calcula automáticamente sobre el monto del cargo. |
| 10 | 💰 Monto | Valor fijo de descuento asignado al alumno. | Revisa que el monto no exceda el total del cargo. |
| 📑 Área de servicio becario | |||
| 11 | 📌 Nombre | Lugar o proyecto específico donde el alumno beneficiario realizará su servicio, configurado directamente en la beca. | Define previamente los lugares o proyectos autorizados para el servicio becario (por ejemplo: biblioteca, laboratorio, proyecto social). |
Proceso
Aquí te mostramos el paso a paso para configurar el catálogo de becas, asegurando que cada tipo de beca quede correctamente registrado y disponible para su asignación.
Accede a listado de becas configuradas
- Si en tu institución ya se han configurado becas, en esta vista podrás encontrar dichas configuraciones. Apóyate seleccionando los filtros de Escuela, Estado y Periodo de consulta para obtener la información correspondiente.
- Si necesitas eliminar una beca, activa la casilla correspondiente. Si la beca está relacionada con alumnos u otros elementos del sistema, la opción de eliminación estará bloqueada para mantener la integridad de los datos.
- Tendrás la opción de unificar: selecciona las becas que deseas combinar y haz clic en 'Unificar' para consolidarlas en una sola, asegurándote de revisar la información antes de confirmar.
Para el área de servicio del becario, tendrás las mismas opciones de eliminar o unificar. Solo ingresa a la pestaña correspondiente
, selecciona la acción que desees realizar y sigue los pasos indicados para completar el proceso. - Si necesitas obtener un reporte de las configuraciones de beca, da clic en el botón
. Se generará un archivo en formato Excel que podrás utilizar para analizar, organizar o ajustar la información según las necesidades de tu institución.
Crea una nueva beca
- Para crear un nuevo tipo de beca, da clic en
- En la ventana emergente que aparece, captura los datos solicitados.
- No Obligatorios:
- Escuelas
- Categorías
- Permitir editar información al asignar beca
- Obligatorios:
- Tipo
- Nombre de la beca
- Aplica a todos los tipos de cargo
- Aplica desde, Aplica hasta
- No Obligatorios:
- Finalmente da clic en
Crea una área de servicio becario
En esta sección también puedes configurar el área de servicio becario, es decir, el departamento donde podrá realizar actividades que ayuden a fomentar al Becado compromiso con su desarrollo individual.
- Da clic en Área de servicio becario, aquí encontrarás todas los departamentos o áreas que se han registrado para que los alumnos becados puedan realizar su servicio.
- Para dar registrar una nueva área, da clic en
. En la ventana emergente, solo es necesario escribir el nombre área. 
- Finalmente
Saeko Protips
Tips para las mejores prácticas para la configuración de becas en Saeko:
1. Antes de crear una beca, verifica que las categorías y tipos estén dados de alta, ya que la plataforma no permitirá avanzar sin estos elementos base.
2. Asigna correctamente el área de servicio del becario, selecciona el área o proyecto correspondiente para que la beca se refleje adecuadamente en los reportes y en el seguimiento del alumno.
3. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.