En este artículo te enseñaremos cómo configurar correos automatizados en Saeko para mantener una comunicación efectiva con alumnos, padres de familia y tutores. Aprenderás a personalizar el contenido, elegir destinatarios y activar o desactivar notificaciones según las necesidades de tu institución.
Permisos y requerimientos
🔐Permisos
Para acceder a esta configuración, tu perfil de usuario debes contar con el permiso de Academia > Configuración avanzada > Notificaciones y correos, y activa la casilla Editar, en caso de que sea requerido en tu perfil.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Director o Subdirector Académico
- Responsable del área control escolar
- Administrador Saeko
Consideraciones
- Irreversibilidad: No hay una opción para restaurar los correos a su configuración inicial después de editarlos, así que revisa cuidadosamente antes de guardar los cambios.
- Base de datos actualizada: Mantén actualizadas las direcciones de correo de los usuarios (alumnos, padres de familia y tutores) para maximizar la efectividad de las notificaciones.
Campos del formulario
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 🧩 Variables | Permite insertar variables dinámicas para personalizar el asunto o el contenido del correo, como el nombre, apellidos o escuela del alumno/usuario. | Las variables se reemplazan automáticamente con la información correspondiente al momento de enviar el correo. |
| 2 | ✉️ Asunto | Texto principal que se mostrará como título del correo al destinatario. Debe ser breve, claro y representar el contenido del mensaje. | Evita el uso excesivo de mayúsculas o símbolos, ya que puede incrementar la probabilidad de que el correo sea marcado como spam. |
| 3 | 📬 Enviar a | Define a qué destinatario(s) se enviará el correo, pudiendo elegir entre tutor académico, económico o correo personal del alumno (esta opción viene seleccionada por default para garantizar que siempre exista un canal de envío.) | Verifica que los datos de contacto del destinatario estén actualizados en el perfil del alumno. |
| 4 | 📝 Contenido | Es el cuerpo del mensaje que recibirá el destinatario. Aquí puedes redactar el texto principal del correo. | Revisa la ortografía y redacción, ya que este texto será visto directamente por los destinatarios. Mantén el contenido breve y relevante, evitando información innecesaria. |
Proceso
Activa las notificaciones por email
- En esta sección, encontrarás una lista de los correos electrónicos que Saeko ofrece de manera predeterminada.
- Desde esta lista, puedes activar o desactivar correos según lo que requiera tu institución. Usa cada interruptor
para gestionarlos fácilmente.
Edita y configura un email
- Para personaliza un correo, haz clic sobre el correo que deseas para abrir sus detalles.
- Puedes configura el asunto y el contenido del correo utilizando las variables dinámicas disponibles.
Por ejemplo, si escribes:Hola {Nombre del alumno}, aquí tienes tu boleta de calificaciones.
El mensaje que recibirá el usuario será:Hola Cinthia, aquí tienes tu boleta de calificaciones.
- Puedes configura el asunto y el contenido del correo utilizando las variables dinámicas disponibles.
-
Decide a quién se enviará el correo automatizado:
- Correo personal del alumno.
- Correo institucional del alumno.
- Tutor (académico o administrativo).
Nota: Asegúrate de que las direcciones de correo estén actualizadas y en uso para garantizar una entrega efectiva.
- Ahora puedes llenar el espacio de Contenido, cabe mencionar que Saeko proporciona un contenido predeterminado para cada tipo de correo, pero puedes personalizarlo según las necesidades de tu institución.
- Finalmente da clic en
Tipos de correo disponibles en Saeko
- Finanzas: Comunicación eficiente y rápida.
Los correos de esta categoría están enfocados en mantener a los usuarios informados sobre procesos relacionados con pagos, facturación y gestiones económicas de la institución. - Académicos: Información clave.
Esta sección incluye correos automatizados que facilitan la comunicación de aspectos importantes relacionados con el desempeño académico, horarios y notificaciones escolares. - Reservaciones: Organización de espacios y recursos.
Exclusivo para instituciones con el módulo de reservaciones activo, estos correos ayudan a gestionar y comunicar actividades relacionadas con la reserva de espacios o recursos institucionales.
A continuación se muestra una tabla con algunos ejemplos de los correos disponibles en Saeko.
| Académicos | Finanzas | Reservaciones |
|---|---|---|
|
Bienvenida |
Asignación de plan de pagos | Notificación de reservación |
| Confirmación de cuenta | Registro de un abono | Cancelación de reservación |
| Horario del alumno | Recordatorio de adeudo | Notificación de vigencia de contrato |
| Boleta de calificaciones | Factura | - |
| - | Aplicación de una beca | - |
| - | Recordatorio de próximo pago | - |
Saeko Protips
Tips para las mejores prácticas para la configuración de becas en Saeko:
1. Programa correctamente los envíos. Para notificaciones como el recordatorio de adeudo, estas están programadas para enviarse el último día del mes a las 9:00 a.m., asegurando que los destinatarios reciban la información de manera oportuna y puedan tomar acción a tiempo.
2. Activa, desactiva y personaliza las notificaciones. Controla qué notificaciones se envían y personaliza su contenido para que el mensaje sea relevante y claro. Esto permite mantener la comunicación organizada, evitando envíos innecesarios o duplicados, y asegurando que la información sea comprensible para alumnos, tutores o personal administrativo.
3. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.
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