Acompáñanos a conocer el proceso para dar de alta a un alumno y permitir su inscripción en la institución. Antes de iniciar, asegúrate de que el Ciclo correspondiente esté creado.
Permisos y requerimientos
🔐Permisos
Verifica que tengas activo el permiso de Escolares > Alumnos, y activa la casilla Ver y Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Director o Subdirector Académico
- Responsable del área control escolar
- Administrador Saeko
📝 Consideraciones previas:
Antes de dar de alta a un alumno en la institución, asegúrate de contar con lo siguiente:
- Ciclo creado, ya que es necesario para realizar la alta.
- Datos personales completos: CURP, fecha de nacimiento y correo electrónico.
- Información de contacto del alumno o sus responsables.
- Fotografía de perfil actualizada.
- Matrícula, en caso de que ya se le haya asignado dentro de la institución.
Campos del formulario
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 📷 Fotografía | Imagen del perfil del alumno utilizada para su identificación en el sistema, credencial institucional digital y en perfil del portal alumno. | Formato permitido: .jpg o .png, el tamaño máximo: 2 MB. La fotografía debe ser clara, de frente y con buena iluminación. Es recomendable utilizar una imagen tipo credencial (sin filtros ni elementos distractores). |
| 2 | ✍️ Firma autógrafa | Imagen de la firma del alumno que se utiliza en credenciales y documentos digitales personalizados generados por el sistema. | Formato permitido: .jpg o .png, el tamaño máximo: 2 MB. Se recomienda capturar la firma en blanco y negro para una mejor integración en documentos. |
| 3 | 📝 Nombre | Nombre completo del alumno según acta de nacimiento. | El nombre completo se compone de tres campos separados: Nombre(s), Apellido paterno y Apellido materno. Es importante capturar los datos correctamente, tal como aparecen en documentos oficiales, ya que se utilizan en: Credenciales, Historiales, Constancias y Portales institucionales. |
| 4 | 💬 Nombre preferido | Nombre o apodo con el que el alumno prefiere ser llamado. | Opcional, sirve para comunicación más personalizada. |
| 5 | 🩸 Tipo sanguíneo | Grupo sanguíneo del alumno. | Importante para emergencias; seleccionar de lista estándar (A+, O-, etc.). |
| 6 | 📅 Fecha de nacimiento | Día, mes y año en que nació el alumno. | Formato DD/MM/AAAA; verificar exactitud para efectos legales y de edad. |
| 7 | 🆔 CURP | Clave Única de Registro de Población del alumno. | Debe coincidir con documento oficial; esencial para trámites administrativos. Marca la casilla NO validar CURP, la cual permite que se registre una CURP menor a 18 caracteres para alumnos del extranjero |
| 8 | ⚧ Género | Identificación de género del alumno. | Seleccionar de opciones disponibles; puede incluir “Prefiero no decir”. |
| 9 | 🌎 Lugar de nacimiento | Ciudad o localidad donde nació el alumno. | Incluir municipio y estado; relevante para estadísticas y documentos. |
| 10 | 💍Estado civil | Situación civil del alumno. | Opcional; útil en educación superior o para becas y trámites administrativos. |
| 11 | 📱Medio de contacto | Forma principal de comunicación (teléfono, correo, WhatsApp). | Debe ser vigente; importante para notificaciones y avisos. |
| 12 | 🚶Distancia recorrida | Distancia aproximada desde casa hasta la institución. | Indicar en km; ayuda en logística y transporte escolar. |
| 13 | 🛣️ Tipo de camino recorrido | Descripción del trayecto habitual (asfalto, terracería, transporte público). | Permite planear seguridad y transporte. |
| 14 | 🧾 RFC | Registro Federal de Contribuyentes del alumno. | Necesario solo si aplica fiscalmente; verificar coincidencia con documentos oficiales. |
| 14 | 📧 Correo electrónico personal | Dirección de correo para comunicación institucional y recordatorios. | Debe ser válida y de uso frecuente; evita correos compartidos o temporales. |
| 15 | 🎓 Ciclo escolar | Periodo académico en el que el alumno se registrará. | Campo obligatorio; debe estar previamente creado en Saeko. |
| 16 | 📍 Direcciones | Sección destinada al registro del domicilio particular del alumno, necesaria para mantener actualizada su información de contacto. | Asegúrate de capturar la información completa: calle, número, colonia, municipio, estado y código postal. Se incorporó el campo “Sección”, el cual permite almacenar datos complementarios requeridos por la institución, asegurando un registro más completo sin afectar la información visible para el alumno. Es útil para reportes, contacto institucional o trámites oficiales. |
| 17 | 📞 Teléfonos | Permite registrar uno o más números telefónicos del alumno, ya sea celular o fijo, para facilitar su localización en caso necesario. | Se recomienda incluir al menos un número celular activo. |
| 18 | ⚕️ Detalles médicos | Información médica relevante del alumno, incluyendo si cuenta con seguro médico activo. | Capturar número de póliza, institución aseguradora y datos de contacto en caso de emergencia. Importante para atención y resguardo en situaciones médicas. |
| 19 | 🏫 Escuelas de procedencia | Instituciones donde el alumno estudió anteriormente. | Incluir nombre completo y nivel cursado, e información académica. |
| 20 | 💼 Ocupaciones | Registra cualquier ocupación adicional o actividades profesionales que el docente desempeñe fuera de su labor principal en la institución. | Puede influir en la disponibilidad del docente y planificación de horarios. |
| 21 | Tutor o Jefe de familia y familiares | Persona responsable del alumno ante la institución. | Incluir nombre completo, parentesco, teléfono y correo. Consulta previo si ya se encuentra registrado el tutor o familiar, para no duplicar registros. |
| 22 | 🪶 Datos adicionales | Registra si el alumno pertenece a una etnia indígena, habla alguna lengua o vive en una comunidad indígena. | Dato confidencial con fines estadísticos o de becas; marcar “Sí” o “No” y seleccionar del catálogo la opción correcta. |
| 23 | 🔢 Folio CENEVAL | Número de folio asignado por CENEVAL en evaluaciones. | Aplica para niveles o procesos que lo requieran (admisión o egreso). |
Proceso
Sigue estos pasos para completar el registro de un alumno en Saeko. Este proceso te permitirá darlo de alta correctamente y garantizar que su información quede asociada al ciclo escolar activo.
Crea un nuevo alumno
- Da clic en el botón
Se abrirá un formulario el cual debes completar, los campos obligatorios se marcarán en rojo, así que ten en cuenta la información que debes tener a la mano para hacer el llenado correcto de los datos.
Los datos que se deben capturar son:
- Nombre (s) y apellidos (Paterno y materno), inclusive puedes capturar el nombre preferido del alumno, este en caso de que tenga más de uno.
- Tipo sanguíneo, Fecha y lugar de nacimiento
- CURP
- Elige género y Estado civil
- Correo electrónico personal: recuerda que debe estar activo y el alumno debe poder acceder a la cuenta
- Ciclo al que se inscribe
- Continúa llenando los campos faltantes.
- Da clic en
y se abrirá un formulario, completa los datos y da clic Guardar cambios para terminar. Ten en cuenta que los campos obligatorios se marcarán en rojo. El campo sección es un dato complementario, por la información solicitada por la institución, con el propósito de mantener un registro más completo y acorde a sus requerimientos administrativos.
- Da clic en
para añadir los teléfonos, selecciona Tipo y teclea el número, puedes agregar más de uno si así lo requieres.
- Ocupaciones, Detalles Médicos, procedencias y Familiares: para dar de alta estos campos será necesario llenar los datos de formularios cortos.
- Da clic en
- Fotografía alumno: Para colocar la foto perteneciente al alumno haz clic en
para tomar una foto directamente con la cámara de tu ordenador (se sugiere tener una buena resolución para que no salga pixeleada, borrosa etc) o da clic en 
, elige la foto correspondiente de tu ordenador ya sea imagen en formato png o jpg. 
- Firma autógrafa: Puedes subir la firma digital del alumno, la cual podrá ser incluida en sus documentos oficiales, como boletas, credenciales y otros trámites.
- Para ello, da clic en , elige la foto correspondiente de tu ordenador ya sea imagen en formato png o jpg.
- Ajusta la firma y da clic en guardar.
- Para ello, da clic en
- Listo, tus archivos se visualizarán al instante.
- Finalmente da clic en
para guardar el registro del alumno.
¡Listo! de esta manera ha quedado registrado el alumno en tu institución
Actualiza el expediente de un alumno
Una vez creado el alumno, podrás actualizar sus datos en cualquier momento.
- Selecciona
, para mostrar toda la información del expediente.
Las acciones disponibles son:
-
Permite modificar y actualizar los datos del expediente del alumno.
Permite eliminar el expediente del alumno de manera permanente. Verifica que no exista información relacionada al alumno y que la ficha se encuentre en estado Cancelada.
Editar matrícula: Permite modificar la matrícula del alumno en caso de error de captura o cambio autorizado por la institución.
Clonar matrícula en referencia bancaría: Se activa si hay matrícula asignada.
Permite registrar observaciones o anotaciones internas dentro del expediente del alumno para dar seguimiento académico o administrativo.
-
Administra cuenta institucional del alumno
- En el apartado de correo electrónico institucional, podrás gestionar las siguientes opciones disponibles:
Reiniciar: Permite restablecer la configuración del correo institucional, generando nuevamente los accesos o credenciales según la configuración del sistema.
Eliminar teléfono relacionado: Permite desvincular el número telefónico asociado al correo institucional, utilizado para verificación o recuperación de acceso.
Suspender: Permite desactivar temporalmente el acceso al correo institucional sin eliminar la cuenta.
Desvincular correo: Permite separar el correo institucional del expediente del alumno, manteniendo la cuenta sin relación activa dentro del sistema.
Eliminar: Permite eliminar de manera definitiva la cuenta de correo institucional.
- En caso de que la cuenta del alumno este bloqueada se mostrará de la siguiente manera:
El bloqueo se genera cuando la cuenta está inactiva, no existe en el dominio de correos o cuando los mensajes enviados desde Saeko son marcados como spam. En estos casos, el sistema deja de enviar correos a esa dirección. - Para reactivar la cuenta, da clic sobre el ícono
y valida previamente que la reactivación sea procedente. Se mostrará la notificación de que el correo ha sido desbloqueado.
Saeko Protips
Tips para el proceso de registro del alumno en Saeko:
1. Verifica el ciclo escolar antes de iniciar. Asegúrate de que el Ciclo correspondiente ya esté creado; es obligatorio para dar de alta al alumno.
2. Ten a la mano todos los datos importantes. CURP, fecha de nacimiento, correo electrónico, tipo sanguíneo, foto de perfil, matrícula (si aplica) y datos de contacto de familiares o tutores.
3. Cuenta de correo institucional. Si Saeko se encuentra conectado al dominio institucional de correos, cualquier acción realizada (eliminar, suspender, reiniciar, etc.) impactará directamente en el dominio. Por ello, se recomienda actuar con precaución y validar previamente la acción, ya que los cambios pueden ser inmediatos y afectar el acceso real del usuario al correo.
4. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.