Inscripciones

Este reporte te permite gestionar de manera eficiente todos los procesos de inscripción de alumnos de forma masiva. Podrás realizar creación de fichas, inscripciones, cambios de fichas y asignación de planes de pago, todo de manera centralizada, lo que facilita el control administrativo y agiliza la gestión escolar.

Permisos y requerimientos

🔐Permisos

Para acceder a este reporte, tu perfil de usuario debes contar con el permiso de:

1. Escolares > Inscripciones, y activa la casilla Ver y Editar.
2. Escolares > Inscripciones > Cambiar estado de ficha, activa la casilla Editar.

Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.

🧑‍💼 Usuario recomendado para consulta:

• Director o Subdirector Académico
• Responsable de Control escolar
• Administrador Saeko

¡Consideraciones!

Antes de añadir un consultar el reporte es importante que consideres lo siguiente:

• Verifica que el ciclo escolar esté correctamente configurado antes de iniciar.
• Asegúrate de que los grupos estén dados de alta dentro del ciclo correspondiente. Es súper importante que cada grupo tenga sus clases planificadas y asignadas; de lo contrario, los alumnos inscritos no tendrán materias en su proceso de inscripción.
• Puedes generar las fichas y dejarlas en estado “Trámite”, lo que permite validar información o pagos antes de concluir el proceso. Posteriormente, utiliza la opción Cambiar estado de la ficha para finalizar la inscripción.
• Puedes conservar al mismo tutor del ciclo anterior, siempre y cuando ya haya sido asignado previamente.
• Al seleccionar Cambiar estado de la ficha, puedes asignar un plan de pago, siempre y cuando los planes de pago ya se encuentren creados en el sistema.

Campos del formulario

En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.

Proceso

Creación de fichas e inscripciones masivas

Recordemos que durante el proceso de creación del expediente del alumno, debes seleccionar Ciclo escolar donde deseas inscribirlo, al hacerlo en automático se crea una ficha de inscripción y se asignan los datos, sin embargo, este proceso puedes concluirlo en estado trámite o inscrito para terminar de inscribir a los alumnos de manera masiva. 

Este proceso se puede realizar a partir de dos hasta un número ilimitado de alumnos que pertenecen a un mismo grupo y grado.

1. Utiliza los filtros de Ciclo escolar y Plan de estudios o curso para encontrar la lista de los alumnos que requieras inscribir.
   Se mostrará la lista de alumnos de acuerdo a cada grado, da clic sobre el grado para desplegar los detalles.
   
   
   
   
2. En la parte superior de la lista encontrarás:
   

   Botones de selección

   • Casilla de verificación. Sirve para seleccionar a todos los alumnos de la lista. Por otra parte, del lado derecho de cada alumno se encuentra una casilla para seleccionar alumno por alumno.
     
     
     
     
   • Sirve para localizar un alumno en especial. 
   • Ocupálo en caso de solo querer un grupo en específico.
   • Se habilitará cuando hayas seleccionado más de un alumno.
   • Permite actualizar varias fichas al mismo tiempo a Trámite o Inscrito según el avance del proceso.

   Botones de seguimiento

   • Botón de descarga 
     Lo podrás reconocer por el icono en forma de flecha. Sirve para obtener un archivo CSV para su manipulación, de igual forma sirve para conocer las respuestas de los alumnos de los formularios establecidos en el proceso de reinscripciones, aplica solo si tienes activo el Portal de Reinscripciones activo.
   • Ver datos 
     Este lo ocupamos en el proceso de reinscripción para conocer aquellos alumnos que ya tienen una carga académica y los que aún no han iniciado su proceso. Adicional podrás consultar la cantidad de materias aprobadas y reprobadas, y total clases inscritas .
     
     
3. Una vez que hayas elegido a los alumnos a inscribir, ocupa el botón de , se abrirá una nueva ventana donde deberás especificar los datos de la ficha de inscripción de los alumnos. 
   
   

¡Listo! Al finalizar el proceso de inscripciones, el alumno quedará activo en el ciclo escolar, con estado Inscrito y con todas sus clases registradas.

Cambiar el estado de la ficha masivamente

Esta opción te permite actualizar el estado de varias fichas de inscripción al mismo tiempo. Una vez que las fichas del ciclo escolar ya han sido creadas, puedes cambiar su estado de Trámite a Inscrito, registrando oficialmente a los alumnos en el ciclo escolar y asegurando que todas sus clases queden asignadas correctamente. Esto agiliza el proceso de inscripción masiva y garantiza que los alumnos estén activos y listos para participar en sus grupos y actividades académicas.

1. Verifica que las fichas de inscripción del ciclo escolar ya estén creadas y que los alumnos estén en estado Trámite. Selecciona los alumnos que deseas actualizar.
   
   
2. Elige la opción Cambiar estado de la ficha masivamente. Se abrirá una ventana emergente donde debes seleccionar el nuevo estado Inscrito.
   • Si el alumno aún no tiene asignado un plan de pago, aquí también puedes realizar su selección antes de confirmar el cambio de estado.
     
     
3. Confirma la acción para que todas las fichas seleccionadas se actualicen al mismo tiempo.
   Verifica que los alumnos aparezcan como activos en el ciclo escolar y que todas sus clases estén correctamente asignadas.
   
   
   Con esto, habrás completado el proceso de cambio masivo de estado de fichas. Los alumnos seleccionados quedarán activos en el ciclo escolar con estado Inscrito, sus clases correctamente asignadas y, en caso necesario, con el plan de pago configurado.

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