El registro y seguimiento de incidentes de un alumno permite documentar, dar seguimiento y gestionar de manera eficiente cualquier situación que afecte el desempeño académico o comportamiento del estudiante.
Permisos y requerimientos
Verifica que tengas activo el permiso de Escolares > Alumnos > Menus > Incidentes, y activa la casilla Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Director o Subdirector Académico
- Dirección o subdirección escolar
- Administrador Saeko
📝 Consideraciones previas:
- Es necesario configurar el catálogo de tipos de Incidentes en Académica > Configuración avanzada > Incidentes.
- Registro oportuno: Captura el incidente tan pronto como ocurra para asegurar la veracidad de la información.
- Descripción clara: Incluye todos los detalles relevantes, como lugar, fecha, personas involucradas y tipo de incidente.
- Responsables y seguimiento: Asigna al personal encargado y registra las acciones correctivas hasta la resolución del incidente.
- Confidencialidad: Maneja la información con responsabilidad y discreción, asegurando que solo el personal autorizado tenga acceso.
Campos del formulario
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 🗓️ Ciclo escolar | Ciclo académico en el que se registra el incidente. | Selecciona el ciclo activo del alumno, ya que permite asociar el incidente al periodo académico correcto. |
| 2 | 📚 Clase | Asignatura o materia donde ocurrió el incidente. | Selecciona el ciclo activo del alumno, ya que permite asociar el incidente al periodo académico correcto. |
| 3 | 📅 Fecha | Día en que se produjo el incidente. | Registra la fecha real del incidente, no la fecha de captura, ya que esto permite un seguimiento exacto y facilita la generación de estadísticas y reportes precisos. |
| 4 | ⏰ Periodo | Momento del ciclo escolar al que pertenece el incidente (parcial, bimestre, trimestre, etc.). | Selecciona el periodo correspondiente para clasificar correctamente el incidente dentro del ciclo académico y permitir un análisis organizado por etapas del ciclo escolar. |
| 5 | ⚠️ Tipo de incidente | Clasificación principal del incidente (académico, conducta, administrativo, etc.). | Selecciona el tipo que mejor describa la situación, ya que esto determina las acciones a seguir y facilita la generación de reportes y estadísticas institucionales. |
| 6 | 🧾 Subtipo de incidente | Categoría más específica dentro del tipo de incidente (por ejemplo: plagio, retraso, mal comportamiento). | Selecciona el subtipo correspondiente para un registro detallado; debe coincidir con los subtipos configurados por la institución, asegurando uniformidad en el seguimiento. |
| 7 | 👥 Selecciona uno o más alumnos | Permite asociar el incidente a los alumnos involucrados. | Asegúrate de incluir correctamente a todos los alumnos afectados para que el seguimiento y las acciones correctivas se apliquen de manera adecuada y el historial quede completo. |
| 8 | 📝 Comentarios | Espacio para registrar detalles adicionales sobre el incidente. | Captura información relevante que no se registre en otros campos, manteniéndola clara, objetiva y confidencial, para facilitar el seguimiento, la resolución y la generación de reportes precisos. |
Proceso
Crea un nuevo incidente
- Haz clic en el botón
y se habilitará un nuevo formulario donde deberás llenar los datos que se te piden:
- Ciclo, Clase , Fecha, Periodo, Tipo de incidente, Subtipo.
- Alumno (s): comienza a teclear el nombre del alumno o alumnos a los que hace referencia el incidente.
- En comentarios, finalmente agrega una descripción para explicar a detalle el incidente.
. - Finalmente da clic en Guardar, para que el incidente quede registrado.
Consulta de incidente
En la consulta de incidentes podrás visualizar todos los registros realizados, así como acceder a opciones para editar o eliminar la información en caso de ser necesario. Esta sección facilita el seguimiento y la actualización de los incidentes de cada alumno.
- Encontrarás el listado de incidentes registrados y, si necesitas una búsqueda más específica, podrás filtrar la información seleccionando el ciclo escolar y la categoría correspondiente.
- Para cada incidente tendrás las opciones:
Editar incidente
Eliminar incidente
- Para cada incidente tendrás las opciones:
Asegúrate de dar seguimiento oportuno a los incidentes, manteniendo actualizada la información para facilitar la toma de decisiones y el acompañamiento adecuado al alumno.
Saeko Protips
Tips para la sección de Incidentes del expediente del alumno en Saeko:
1. Verifica que el catálogo de incidentes esté actualizado. Antes de registrar un nuevo caso, revisa que los tipos y subtipos de incidentes estén correctamente configurados en el catálogo institucional, para garantizar una clasificación precisa y coherente en todos los registros.
2. Registra con detalle cada incidente. Incluye toda la información relevante en los comentarios y selecciona correctamente el tipo y subtipo; esto permitirá un seguimiento más claro y reportes precisos.
3. Verifica el ciclo escolar antes de registrar. Asegúrate de que el incidente se capture en el ciclo activo del alumno, para evitar errores en el historial y mantener la trazabilidad académica.
4. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.