Desde esta sección tendrás acceso a formatos y plantillas oficiales diseñados para estandarizar y agilizar los procesos administrativos y académicos de tu institución.
Permisos y requerimientos
🔐Permisos
Para acceder a esta vista, tu perfil de usuario debes contar con el permiso de Escolares > Alumnos > Menus > Oficios y plantillas, y activa la casilla Ver y Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para consulta:
- Director o Subdirector Académico
- Responsable de Control escolar
- Administrador Saeko
¡Consideraciones!
- Por defecto, el sistema asignará automáticamente la información configurada en Academia > Escuelas, incluyendo el nombre y puesto del firmante, así como la fecha actual.
- Al generar o imprimir un documento, es posible personalizar los datos del firmante y la fecha de impresión según las necesidades de tu institución.
- Antes de imprimir, revisa que los datos mostrados sean los correctos para garantizar la validez del documento oficial.
Oficios y plantillas
En esta sección encontrarás una lista de formatos y plantillas oficiales que puedes generar y descargar según las necesidades académicas o administrativas de tu institución. Cada documento está diseñado para mantener la uniformidad institucional y facilitar procesos como constancias, cartas, credenciales, justificantes, entre otros.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 🎓 Acta de examen de grado | Documento oficial que registra la evaluación del alumno en su examen profesional o de grado. | Debes capturar Nombre de las instalaciones, Modalidad de titulación, Nombre del proyecto, Tipo de aprobación, Jurado (Presidente, Secretario o Vocal), No. de Acta, No. de Libro y No. de Foja. Verifica que todos los datos coincidan con el expediente oficial antes de generar el acta. |
| 2 | ✍️ Carta compromiso | Documento mediante el cual el alumno acepta cumplir con lineamientos o compromisos establecidos por la institución. | Revisa que los datos del alumno y la fecha de emisión sean correctos antes de imprimir o firmar. |
| 3 | 🪪 Carta de pasante | Acredita que el alumno ha concluido el plan de estudios y puede presentarse como pasante. | Verifica que se haya registrado la terminación de estudios antes de generar este documento. |
| 4 | 📄 Carta de baja | Documento que formaliza la baja temporal o definitiva del alumno. | Solo podrás descargarla si existe una baja registrada en el expediente del alumno. |
| 5 | ⚠️ Carta de bajo rendimiento | Informa al alumno sobre un desempeño académico insuficiente y posibles medidas a tomar. | Asegúrate de que las calificaciones estén actualizadas antes de emitirla. |
| 6 | 🌟 Carta de conducta | Documento que avala la conducta del alumno durante su estancia en la institución. | Debes escribir la conducta de manera clara y objetiva antes de generar la carta. |
| 7 | 🧾 Carta de créditos | Certifica el número de créditos cursados y aprobados por el alumno. | Verifica que los créditos mostrados correspondan al plan de estudios vigente. |
| 8 | 📘 Constancia de estudios | Documento oficial que acredita la inscripción y cursado del alumno en un ciclo escolar. | Puedes incluir promedio acumulado o calificaciones, folio, estado, ciclo escolar, fechas de receso y descripción. Confirma que la información académica esté completa antes de su emisión. |
| 9 | 🎯 Constancia de terminación | Acredita que el alumno ha concluido la totalidad de su plan de estudios. | Emítela únicamente cuando todas las asignaturas estén aprobadas y registradas. |
| 10 | 🪪 Credencial del alumno | Identificación institucional del alumno. | Selecciona el formato PVC o carta y captura la vigencia antes de generar la credencial. |
| 11 | 📝 Ficha de preinscripción | Documento preliminar con la información del alumno antes de formalizar su inscripción. | Asegúrate de que los datos personales y del ciclo escolar sean correctos. |
| 12 | ⏰ Justificante | Documento que avala la ausencia del alumno en un periodo determinado. | Captura fecha de inicio, fecha de fin, horario, folio, motivos y comentarios. |
| 13 | 🔁 Pase de reinscripción | Documento que autoriza al alumno a reinscribirse en el siguiente ciclo escolar. | Captura datos como folio (opcional), semestre, recursar asignaturas o sobrecarga. |
| 14 | 📚 Recibo de documentos por baja definitiva | Registro del recibo de documentos entregados al alumno al realizar una baja definitiva. | Confirma que la baja esté registrada antes de generar el recibo. |
| 15 | 🧾 Renuncia de calificaciones | Documento en el que el alumno renuncia a calificaciones obtenidas en un ciclo. | Puedes capturar folio (opcional) y ciclo escolar antes de generar el formato. |
| 16 | 📬 Solicitud de oficio | Permite solicitar la emisión de un oficio o documento institucional. | Captura folio, formato solicitado, fecha de entrega, nombre y puesto del segundo firmante (opcional). |
| 17 | 📨 Carta de presentación | Documento que presenta al alumno ante una institución para realizar su servicio social o prácticas profesionales. | Captura Oficio No., tipo (Servicio Social o Prácticas Profesionales), destinatario, puesto, institución, fechas de inicio y fin, lugar, horario y actividades. |
| 18 | 🧾 Carta de acreditación | Acredita que el alumno ha cumplido con los requisitos de su servicio social o prácticas profesionales. | Incluye fecha, oficio No., tipo, firma, puesto, periodo y programa. Verifica que los datos coincidan con el registro de actividades. |
| 19 | 🪶 Liberación de servicio social | Documento oficial que certifica la conclusión satisfactoria del servicio social del alumno. | Captura folio, responsable de coordinación, puesto, nombre de la empresa, dirección, programa, horas totales, fechas y actividades realizadas. |
Proceso
- De primera instancia podrás visualizar los datos del firmante predeterminado, los cuales fueron dados de alta previamente en la configuración de Saeko. En caso de ser necesario, podrás personalizar estos datos antes de emitir o imprimir el documento. Por default aparecerá la fecha en el día actual y esta fecha es la que aparecerá en el documento, sin embargo, puedes cambiarla.
- Para expedir el documento solo ubícalo por su nombre y da clic en el botón
. - En algunos documentos será necesario capturar información adicional, como números de oficio, fechas o nombres específicos, por ejemplo:
- Credenciales. Es necesario capturar la vigencia, tal cual lo que escribas es lo que se pondrá en la credencial.
- Carta de buena conducta. Dependiendo de los criterios de la institución deberás colocar como fue la conducta del alumno (Buena, Excelente, Mala)
Saeko Protips
Tips para las mejores prácticas para la sección de Oficios y plantillas en Saeko:
1. Verifica la información antes de generar el documento: Asegúrate de que los datos del alumno, plantel y firmante estén actualizados en el sistema.
2. Personaliza solo cuando sea necesario: Por defecto, los documentos usan la información configurada en Academia > Escuelas. Modifícala únicamente si el firmante o la fecha requieren un cambio específico.
3. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.