Conceptos de pago

Conoce el procedimiento para la creación de conceptos de pago, los cuales permiten definir cobros personalizados de acuerdo con las necesidades de cada institución y ponerlos a disposición de su comunidad estudiantil.

Permisos y requerimientos

Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Configuración > Conceptos de pago, y activa la casilla Editar. 

Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.

🧑‍💼 Usuario recomendado para edición:

• Director o Subdirector Administrativo
• Responsable de control de pago
• Administrador Saeko

📝 Consideraciones previas:

• Crea los conceptos de pago antes de configurar los planes de pago.
• Relaciona el concepto con asignaturas solo cuando aplique (ej. exámenes extraordinarios).
• Habilita el concepto en el Portal del Alumno y define el límite de usos por ciclo escolar, si es necesario.
• Configura correctamente los datos de facturación (SAT, impuestos, unidad de medida y abonos).

Campos del formulario

En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.

Proceso

Crea un concepto de pago

Para empezar a crear un nuevo concepto de pago, sigue los pasos que se muestran a continuación:

1. Aquí encontrarás todas los conceptos de pago que se han creado en tu institución educativa. Para crear un nuevo concepto da clic en botón 

   Para empezar define un nombre para el nuevo concepto. Posteriormente captura el monto que corresponde al nuevo cargo. El campo ID interno es opcional:
   
   

2. A continuación elige las opciones que deseas se apliquen en el nuevo concepto de pago
   

   • Permitir modificar monto en caja. El encargado de caja podrá realizar modificaciones en el monto, de lo contrario solo podrá recibir el monto total por ese concepto.
   • Permitir al alumno agregar este concepto. El alumno puede agregar el concepto a su estado de cuenta desde su portal (solo aplica a los alumnos sin deuda).
     • Al elegir la opción anterior puedes limitar la selección del concepto a un número determinado por ciclo escolar. Por ejemplo, que solo puedan elegir agregar 2 veces concepto de pago por credencial, la primera por default y la segunda en caso de extraviarla, para esto es necesario colocar un 2, y si el alumno desea añadir una 3 vez este concepto el sistema no lo permitirá.  
   • Relacionar concepto con las asignaturas. Te permite agregar el nombre de la asignatura en los detalles de la transacción, un ejemplo sería si agregas un concepto por examen extraordinario, la relación te ayudará a identificar a que asignatura se relaciono el pago. 
3. Relacionar concepto con extraordinarios. Hace que se solicite únicamente las clases con calificación final reprobatoria. Al seleccionar el tipo se relaciona automáticamente el cargo extraordinario con la clase, en dado caso que no se marque solo se crea el cargo extraordinario en el estado de cuenta del alumno.
   
   
   
4. Al elegir la opción de relacionar asignaturas es necesario definir a que asignaturas corresponde el cargo, para ello, primero elige el plan o planes de estudio, después de desglosará los semestres con las asignaturas de los planes que elegiste. Selecciona las materias correctas, estas aparecerán en el portal alumno. 
   
   
   

   Opciones avanzadas 

5. Posteriormente, en la sección de Opciones Avanzadas, da clic en . Debes completar los Datos predefinidos de facturación para agilizar el proceso de facturación. A continuación, encontrarás los campos clave que debes configurar:
   • Unidad de medida: Define la unidad de medida correspondiente al servicio que estás facturando.
   • Concepto SAT: Selecciona el concepto fiscal de acuerdo con el catálogo del SAT (Servicio de Administración Tributaria).
   • Impuesto: Indica el porcentaje de impuesto aplicable. Puedes seleccionar entre las siguientes opciones: 0%, 8%, 16%, Exento o Ninguno.

6. Elige si deseas activar las siguientes casillas:

   • Permitir a los alumnos facturar abonos de este concepto desde su portal: Esto permitirá a los alumnos generar facturas por pagos parciales desde su propio portal.
   • Emitir facturas con complemento IEDU (si aplica): Activa esta opción si la factura requiere incluir el complemento educativo IEDU.
     
     
7. Finalmente guarda los cambios y listo, tu concepto ha sido creado. Podrás o 

Consulta un concepto de pago

1. En la vista principal de los conceptos de pago podrás ocupar los botones de  para desactivar los conceptos que ya no se ocupen.
2. Selecciona esta casilla únicamente si deseas eliminar un concepto de pago. Se recomienda no eliminar conceptos y optar por desactivarlos, ya que esto permite conservar un historial correcto de movimientos y reportes.