En esta sección podrás configurar las reglas que controlan cómo y cuándo los alumnos pueden realizar y cancelar sus reservaciones desde su portal. Estas configuraciones permiten establecer límites, horarios y condiciones para una mejor gestión de las actividades.
Permisos y requerimientos
🔐Permisos
Verifica que tengas activo el permiso de Reservaciones > Reglamento, y activa la casilla Ver y Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Coordinación Académica
- Administrador Saeko
📝 Consideraciones previas:
- Los horarios definidos determinan cuándo los alumnos pueden reservar; fuera de ellos no podrán hacerlo.
- Las horas previas de reservación y cancelación limitan las acciones según la anticipación configurada.
- Los límites de reservaciones y clubs evitan la saturación de espacios por alumno.
- Activar la lista de espera permite asignar automáticamente lugares cuando se libera un espacio.
Campos del formulario
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el proceso. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 🕒 Horarios de reservaciones | Define los días y horarios en los que los alumnos pueden realizar reservaciones desde su portal. | Fuera de estos horarios no se podrán realizar reservaciones. Si un día no tiene horario, no estará disponible. |
| 2 | ⏳ Horas previas de reservación | Establece el mínimo de horas de anticipación para que un alumno pueda reservar. | Limita la reservación de actividades cercanas en el tiempo. Aplica para todas las actividades. |
| 3 | ⏱️ Horas previas de cancelación | Define el mínimo de horas de anticipación para cancelar una reservación. | Si no se cumple el tiempo configurado, no será posible cancelar. |
| 4 | ⚙️ Configuración de actividades | Permite definir límites de reservaciones pendientes por tipo: curricular, club y laboratorio. | Evita la saturación de espacios por alumno. Incluye opción de lista de espera para horarios sin cupo. |
| 5 | 📋 Lista de espera | Permite registrar alumnos en horarios sin disponibilidad. | Si se libera un espacio, se asigna automáticamente al siguiente alumno en la lista. |
| 6 | 🎯 Total de clubs inscritos | Configura el límite de clubs que un alumno puede cursar. | Puede limitarse por horas o por número de reservaciones. Al alcanzar el límite, no podrá reservar más. |
Proceso
Sigue estos pasos para definir las reglas que controlan cómo y cuándo los alumnos pueden reservar sus actividades:
- Define los días y horarios en los que los alumnos podrán realizar reservaciones. Ingresa la hora de inicio y fin para cada día de la semana según sea necesario.
- Establece el número de horas de anticipación con las que un alumno podrá realizar una reservación. Esto evitará reservaciones de último momento.
- Define el tiempo mínimo de anticipación para que un alumno pueda cancelar una reservación. Esto ayuda a controlar cancelaciones cercanas al horario de la actividad.
- Define el número máximo de reservaciones pendientes que un alumno puede tener por tipo:
-
- Curricular
- Club
- Laboratorio
- Activa esta opción para permitir que los alumnos se registren en horarios sin cupo disponible. Si se libera un espacio, se asignará automáticamente al siguiente alumno en la lista.
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Configura el máximo de clubs que un alumno puede cursar:
Establece el valor máximo permitido.
Saeko Protips
Tips para el Reglamento de reservaciones en Saeko:
1. Activa la lista de espera para aprovechar al máximo los espacios disponibles. Esto ayuda a reducir espacios vacíos por cancelaciones y optimizar la ocupación.
2. Ajusta las horas previas según tu operación. Establece tiempos adecuados para reservar y cancelar, evitando cambios de último momento que afecten la organización.
3. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.