El módulo de Tutorías en el Portal Docente permite a los profesores gestionar de manera integral el acompañamiento académico y personal de sus estudiantes. A través de esta herramienta, los docentes pueden consultar las tutorías asignadas, dar seguimiento a cada caso, actualizar el estatus de las tutorías, registrar observaciones y canalizar a los alumnos cuando sea necesario.
Consideraciones
- La opción Tutorías solo estará disponible si la institución tiene contratado o habilitado el módulo de Tutorías
- El docente únicamente podrá visualizar las tutorías que le hayan sido asignadas.
- Para registrar o dar seguimiento a una tutoría, es necesario contar con los permisos correspondientes dentro del Portal Docente.
Campos del proceso
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| Tutoría Grupal | |||
| 1 | 🏫 Escuela | Permite seleccionar la escuela en la que se registrará la tutoría grupal. | Solo se mostrarán las escuelas a las que el docente tenga acceso. |
| 2 | 📅 Ciclo escolar | Permite seleccionar el ciclo escolar al que pertenecerá la tutoría para mantener un seguimiento organizado de la información. | Verifica que el ciclo escolar seleccionado sea el correcto antes de guardar la tutoría. |
| 3 | 🗓️ Fecha de tutoría | Permite indicar la fecha en la que se realizó la sesión de tutoría. | Se recomienda registrar la tutoría con la fecha en la que ocurrió la atención. |
| 4 | 📂 Categoría | Permite clasificar el tema principal de la tutoría para facilitar su consulta y seguimiento. | Las categorías disponibles dependen de la configuración realizada por la institución. |
| 5 | 🏷️ Subcategoría | Permite especificar un tema más detallado relacionado con la categoría seleccionada. | Las subcategorías disponibles pueden variar según la categoría elegida. |
| 6 | 📝 Observaciones | Permite registrar comentarios, acuerdos o información relevante de la tutoría. | Se recomienda capturar información clara, objetiva y precisa, ya que formará parte del historial del alumno. |
| 7 | 👥 Alumnos | Permite seleccionar a los estudiantes que participarán en la tutoría o utilizar la opción Seleccionar todos. | La opción Seleccionar todos incluirá a todos los alumnos disponibles en el grupo. |
| Tutoría Individual | |||
| 8 | 🎓 Alumno | Permite seleccionar al estudiante al que se le dará seguimiento mediante una tutoría individual. | Solo se mostrarán los alumnos asignados al docente. |
| 9 | 🔄 Canalizar con alguien más | Permite referir el caso a otro responsable para dar seguimiento o brindar atención especializada. | Al habilitar esta opción, se mostrarán los campos Responsable, Prioridad y Comentarios para el responsable. |
| 10 | 👤 Responsable | Permite seleccionar al usuario que dará seguimiento al caso canalizado. | Solo se mostrarán los responsables disponibles según la configuración de la institución. |
| 11 | 🚨 Prioridad | Permite definir el nivel de atención requerido para el caso canalizado. | Se recomienda asignar la prioridad adecuada para una atención oportuna. |
| 12 | 💬 Comentarios para el responsable | Permite agregar instrucciones o información adicional para la persona que dará seguimiento al caso. | Incluye información relevante que facilite el seguimiento y atención del estudiante. |
| Reporte de tutorías | |||
| 13 | 📋 Estado de ficha | Permite identificar el estatus académico o administrativo del alumno dentro de la institución. | En trámite: Proceso de inscripción pendiente. Inscrito: Alumno con inscripción activa. Cursado: Estudios o periodo académico concluido. Baja: Alumno dado de baja. Egreso: Alumno que finalizó su plan de estudios. |
| 14 | 🗂️ Estado de la tutoría | Permite consultar el avance y seguimiento de la tutoría registrada. | En espera: Pendiente de atención. En proceso: En seguimiento. En canalización: En proceso de asignación. Canalizada: Asignada a otro responsable. Completada: Atención concluida. Cancelada: Seguimiento finalizado sin atención. |
Proceso
Agregando tutoría
Tienes dos opciones utilizar Tutoría grupal para agregar tutorías de manera masiva, es decir, a varios alumnos a la vez y Tutoría individual para agregar una tutoría a un solo alumno.. 
Agregando tutoría grupal
- Da clic en Tutoría grupal, en la ventana llena los campos requeridos, Escuela, Ciclo escolar, Fecha de la tutoría y categoría. Los comentarios para el tutor son opcionales.
- Podrás relacionar la tutoría a una categoría, recuerda que estas son creadas por personal administrativo y son útiles para clasificar las tutorías.
- Añade en la caja de texto todas las Observaciones correspondientes de la tutoría.
- Una vez que selecciones el Grupo, Saeko te desplegará una lista de los alumnos tutorados que pertenecen a ese grupo, aqui deberás ocupar la casilla de verificación para definir a que alumnos se les creará la tutoría.
Puedes ocupar el Filtro de búsqueda para encontrar un alumno en especifico o la casilla de Seleccionar todos para no marcar alumno por alumno.
- Por último, da clic en
Agregando tutoría individual
- Da clic en Tutoría individual, en la ventana llena los campos requeridos. Comienza a capturar el nombre del alumno a quien quieres asignar la tutoría y selecciónalo.
- Llena los campos requeridos, Escuela, Ciclo escolar, Fecha de la tutoría y categoría. Los comentarios para el tutor son opcionales.
- Nota: Si solo existe un ciclo en donde el alumno tiene asignado un tutor, por default aparecerá este, si existe más de uno deberás elegir el ciclo donde se le asignará la tutoría.
- Nota: Si solo existe un ciclo en donde el alumno tiene asignado un tutor, por default aparecerá este, si existe más de uno deberás elegir el ciclo donde se le asignará la tutoría.
- Listo, ahora guarda los cambios. En caso de que requieras canalizar la tutoría continua leyendo el artículo.
Canalizar una tutoría
El proceso de canalizar una tutoría te permite compartir la tutoría con un especialista de tu institución el cual se hará encargo de dar seguimiento a la tutoría, . Para ello es necesario que entres al formulario de Agregar tutoría individual.
- Dentro del formulario es necesario llenar los datos necesarios para agregar una tutoría individual y en el paso 2 deberás completar los campos
- En el campo Responsable, busca a el docente será ahora quien deberá llevar a cabo la tutoría.
- Elige una prioridad ya sea Ordinaria o Urgente de esta manera el docente responsable podrá organizar sus tutorías y dar la prioridad que requiere cada una.
- Por último, puedes llenar el campo de comentarios donde puedes ayudar al docente responsable con detalles que le puedan ayudar con la tutoría.
- Finalmente da clic en
Reporte de tutorías
Para dar seguimiento a las tutorías que han tomado los alumnos.
- Ubica y comienza a aplicar los filtros según tus requerimientos, define Escuela, Ciclo escolar y Plan de estudios. De acuerdo a estos es la información que se va a desplegar en los estadísticos.
- Una vez que apliques los filtros que desees da clic en
y de mostrarán los siguientes estadísticos.
- Con más reprobadas. Tendrás una lista de los 5 alumnos que tuvieron más materias reprobadas, puedes filtrar por periodo de evaluación.
- Con más inasistencias. Tendrás una lista de los 5 alumnos que tuvieron más inasistencias, puedes filtrar por periodo de evaluación e descargar la lista en archivo excel para su manipulación.
- Sin derecho a examen. Puedes ver la lista de alumnos sin derecho a examen, donde puedes imprimir la lista, filtrar por periodo y conocer el motivo del sin derecho.
- Con más reprobadas. Tendrás una lista de los 5 alumnos que tuvieron más materias reprobadas, puedes filtrar por periodo de evaluación.
- En la última sección puedes tener visibilidad de manera más especifica, puedes filtrar por:
- Fecha de tutoría
- Fecha de canalización
- Estado de la ficha
- Nota: sino eliges ningún estado el sistema te arrojará la información de todos.
Saeko Protips
Tips para la sección de Tutorías en Portal Docente Saeko:
1. Registra información clara y objetiva. Las observaciones y comentarios capturados en las tutorías forman parte del historial de seguimiento del alumno, por lo que se recomienda documentar únicamente información relevante, precisa y fácil de comprender.
2. Da seguimiento oportuno a las tutorías. Mantén actualizados los estados de las tutorías y las canalizaciones para garantizar una atención adecuada y un acompañamiento continuo a los estudiantes.
3. Verifica la información antes de guardar. Antes de finalizar el registro, confirma que los datos capturados, como el alumno, la categoría, la fecha y el responsable asignado, sean correctos para evitar inconsistencias en el seguimiento.