Si quieres mejorar algo, se tiene que medir. Es necesario implementar una planeación académica dentro de la escuela, donde la efectividad dependerá de la calidad de los procesos para determinar las métricas que se quieren alcanzar, y a la vez, influyen en el logro de una meta y el aprovechamiento de los recursos.

Cuando hablamos de una planeación académica no únicamente estamos hablando de lo referente al salón de clases. El proceso de planeación empieza desde el conocer nuestra oferta educativa, los planes de estudios con los que contamos. Es aquí donde se define el valor agregado que ofrece la escuela a los alumnos y donde vamos a enfocar nuestros esfuerzos por tener a los mejores docentes. El mapa curricular o plan de estudios es nuestra primer herramienta para poder disparar nuestras campañas de mercadotecnia para el público en general. Es la principal razón por la cual la escuela será reconocida en el mercado educativo local o regional.

Por ello, la escuela debe estar analizando constantemente la estrategia de evaluación de procesos internos con métricas pertinentes y apunte a predecir el rendimiento de la escuela para seguir modernizando su oferta educativa, la calidad educativa y superar las expectativas en servicios escolares.

Es importante identificar los roles de cada persona durante la planeación y ejecución en los procesos:

Este punto es primordial pues es aquí donde el trabajo en equipo cobra relevancia. El identificar los roles de cada persona nos permite conocer la importancia de cada quien realice correctamente su trabajo para que todos puedan alcanzar sus objetivos en forma y tiempo, pues una persona que se atrase en subir información o definir el costo de colegiaturas atrasa no solo su trabajo o área sino el de todos, pues los encargados de inscribir no podrán dar información completa sobre el servicio y se irá menguando la calidad e imagen que deseamos proyectar tanto a nuevos alumnos como actuales.

Entre los principales roles que siempre llegamos a identificar en las instituciones son los siguientes:

  • Encargado de diseñar ciclos escolares.
  • Encargado de mantener actualizados los planes de estudio.
  • Encargado de crear horarios.
  • Encargado de asignar profesores a cada materia o grupo.
  • Encargado de asignar becas.
  • Encargado de definir pagos de colegiatura y fechas de pago.
  • Encargado de definir conceptos de pago.
  • Encargado de otorgar matrículas y referencias bancarias.
  • Encargado de realizar las inscripciones y recepción de documentos.
  • Encargado de cobranza.

Estos serán los roles que cada escuela deberá identificar en sus procesos, y puede que uno o más sean realizados por la misma persona, sin embargo debemos tener métricas, que nos permitan identificar que todos han cumplido satisfactoriamente y que nos ayuden a identificar focos rojos en caso de que algunos procesos demoren más tiempo, para esto es super útil el tener diagramas de procesos y saber cuales son los primeros que deben realizarse, y cuáles le prosiguen, el orden, cuales pueden llevarse de forma paralela. Con toda la información ordenada podrás evitar las prisas y finalizar en los tiempos de entrega que tienen estimados.

El implementar el uso de un software ERP educativo asegura que tengas datos reales que te ayudarán a seguir automatizando las estrategias que tengas prevista al comienzo y durante el periodo escolar. Es importante que tengas una idea clara de los indicadores de desempeño que quieres mejorar para incrementar la eficiencia operativa permitiendo identificar y establecer prioridades, además, las decisiones estarán alineadas con los KPI. Nuestra plataforma Saeko es una plataforma muy útil que te permitirá hacer un seguimiento riguroso de su planificación estratégica, lo que te permite tener mejores resultados. No dudes en contactarnos para asesorarte a llevar tu planeación estratégica.

¿Quieres averiguar como Saeko te ayuda a mejorar en tus objetivos y necesidades de tu escuela? Es muy sencillo, escríbenos a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. para facilitar la comunicación con tu comunidad educativa y agilizar los trámites administrativos.