En esta sección podrás facturar y consultar el historial completo de facturas asociadas al alumno. Desde aquí es posible revisar cada documento emitido, verificar su estatus y acceder rápidamente a la descarga cuando sea necesario. Esta vista centralizada facilita el seguimiento de los movimientos fiscales del estudiante, asegurando una gestión más ágil y transparente dentro del expediente.
Permisos y requerimientos
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Facturación, y activa las casillas Ver y Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Director o Subdirector Administrativo
- Responsable de control de pago
- Administrador Saeko
📝 Consideraciones previas:
- Podrás generar facturas de cualquier concepto pendiente por facturar, siempre y cuando el alumno cuente con cargos activos que no hayan sido timbrados previamente.
- Verifica que los datos fiscales del alumno estén correctamente configurados antes de emitir cualquier factura; esto asegura que el historial muestre documentos válidos.
- Toma en cuenta que solo se visualizarán las facturas generadas desde Saeko; comprobantes externos no se reflejan en esta sección.
- Si una factura aparece con estatus cancelado, revisa el motivo y la fecha de cancelación para mantener un control adecuado del historial fiscal.
Campos
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman la sección. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 7 | 🔄 Sustituir | Permite generar una nueva factura relacionada cuando la anterior tuvo errores o fue cancelada. | La nueva factura quedará ligada como comprobante sustitutivo. |
| 1 | 📄 Descargar PDF | Descarga la representación impresa de la factura. | Refleja la información fiscal registrada en el XML. |
| 2 | 🗂️ Descargar XML | Descarga el archivo fiscal timbrado por el SAT. | Es el archivo con validez oficial para declaraciones y contabilidad. |
| 3 | 📧 Enviar correo | Permite enviar la factura directamente al correo registrado del alumno o tutor. | Verifica que el correo esté actualizado en el expediente. |
| 📌Estados de la factura | |||
| 4 | 🧪 Modo prueba | Solo visible si la institución usa ambiente de prueba; no tiene validez fiscal. | Este estado solo se muestra cuando la institución trabaja en ambiente de pruebas. |
| 5 | ❌ Fallida | La factura no pudo generarse; revisa los datos fiscales y reintenta. | Revisa datos fiscales, uso de CFDI, RFC y concepto antes de reintentar. |
| 6 | ⏳ Timbrando | El sistema está enviando la información al PAC; espera unos segundos. | No generes otro intento hasta que el estado cambie. |
| 7 | ✅ Timbrada | La factura fue generada correctamente y ya cuenta con validez fiscal. | Ya puedes descargar el PDF y XML o enviarla por correo. |
| 8 | 🔄 Cancelando | El sistema está gestionando la solicitud de cancelación ante el SAT. | No se puede sustituir ni volver a emitir hasta que finalice el proceso. |
| 9 | 🛑 Cancelada | La factura quedó sin validez fiscal y ya no puede usarse. | Si fue cancelada por error, utiliza la opción Sustituir para generar una nueva. |
Proceso
- Para generar una nueva factura, simplemente da clic en la opción
, donde podrás seleccionar el concepto pendiente y proceder con su timbrado. - Conocerás el historial de las facturas que se le han emitido al alumno, y desde aquí tendrás las siguientes opciones:
- Descargar la factura en formato PDF
- Descargar la factura en formato XML
- Si tu escuela cuenta con esta configuración al dar clic en
le llegara en automático la factura al alumno, padre de familia o tutor. - Sustituir factura
- Cancelar la factura
Nota: La opción de sustituir únicamente es visible para aquellas facturas que se encuentran en estatus cancelada.
- Descargar la factura en formato PDF
Saeko Protips
Tips para la sección de facturas en Saeko:
1. Revisa primero que los datos fiscales del alumno estén completos y correctos; esto evita errores al timbrar.
2. Usa la opción Enviar correo para facilitar la entrega al alumno o tutor sin necesidad de descargar archivos manualmente.
3. Antes de cancelar una factura, confirma si es necesario generar una sustitución para mantener la trazabilidad correcta.
4. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.