La sección de Estado de Cuenta del alumno te permite visualizar de manera clara y ordenada todos los movimientos financieros relacionados con su inscripción, pagos, cargos y saldos pendientes. Desde este espacio podrás dar seguimiento al historial completo de transacciones, identificar adeudos, registrar abonos y acceder a información detallada que facilita una gestión transparente y precisa de la situación financiera del estudiante.
Permisos y requerimientos
🔐Permisos
En esta sección podrás conocer a detalle los permisos que definen qué acciones pueden realizar los usuarios dentro del Estado de Cuenta del alumno. Cada permiso habilita funciones específicas relacionadas con la gestión financiera, desde agregar o modificar transacciones hasta aplicar becas, registrar comentarios o corregir información.
- Estado de Cuenta - Permite agregar nuevas transacciones al estado de cuenta (cargos, abonos, ajustes).
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta, y activa la casilla Ver y Editar.
- Cambiar planes de pago - Autoriza seleccionar o modificar el plan de pagos asignado al alumno.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Cambiar planes de pago, y activa la casilla Editar.
- Aplicar beca - Permite aplicar una beca activa y reflejar el descuento directamente en los cargos del alumno.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Aplicar beca, y activa la casilla Editar.
- Inscribir finanzas* - Habilita acciones específicas de inscripción relacionadas con la parte financiera (según configuración institucional).
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Inscribir finanzas*, y activa la casilla Editar.
- Referencia bancaria* - Permite visualizar o registrar información relacionada con la referencia bancaria del alumno.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Referencia bancaria*, y activa la casilla Editar.
- Comentarios finanzas* - Autoriza agregar comentarios asociados exclusivamente al apartado financiero del expediente.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Comentarios finanzas*, y activa la casilla Editar.
- Comentarios* - Permite agregar comentarios generales desde las vistas donde estén habilitados.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Comentarios*, y activa la casilla Editar.
- Derecho examen* - Permite realizar movimientos relacionados con el concepto de derecho a examen (según configuración).
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Derecho examen*, y activa la casilla Editar.
- Cancelar abono - Cancela un abono existente, llevando su monto a cero. No existe la opción eliminar por seguridad.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Cancelar abono, y activa la casilla Editar.
- Eliminar transacciones - Permite eliminar cualquier tipo de cargo registrado en el estado de cuenta.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Eliminar transacciones, y activa la casilla Editar.
- Editar abono - Autoriza modificar el monto o detalles de abonos ya registrados.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Editar abono, y activa la casilla Editar.
- Modificar fecha - Permite cambiar la fecha de cualquier transacción registrada
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Editar abono > Modificar fecha, y activa la casilla Editar.
- Editar transacciones - Permite editar cualquier tipo de cargo registrado en el estado de cuenta.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Editar transacciones, y activa la casilla Editar.
- Suspensiones - Autoriza gestionar suspensiones aplicadas al estado de cuenta del alumno.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Editar transacciones, y activa la casilla Editar.
- Cartera facturación* - Permite acceder a vistas o procesos relacionados con la cartera de facturación del alumno.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Cartera facturación*, y activa la casilla Editar.
- Cancelar factura*- Autoriza iniciar el proceso de cancelación de una factura desde el estado de cuenta o cartera fiscal.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Cancelar factura*, y activa la casilla Editar.
- Cartera fiscal* - Permite consultar información fiscal asociada al alumno, como historial de facturas y estatus.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Cartera fiscal*, y activa la casilla Editar.
- Mover abonos - Permite reasignar un abono existente hacia otro cargo, concepto o periodo según sea necesario, o mover de alumno.
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Estado de Cuenta > Mover abonos, y activa la casilla Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Director o Subdirector Administrativo
- Responsable de control de pago
- Administrador Saeko
📝 Consideraciones previas:
- Verifica cargos y saldos antes de registrar cualquier pago.
- Selecciona correctamente el método de pago para evitar inconsistencias.
- Revisa que los abonos parciales se apliquen al concepto correcto.
- Confirma conciliaciones si usas referencias bancarias.
- Revisa el historial para evitar pagos duplicados.
- Los abonos no se eliminan: solo se cancelan llevándolos a monto cero.
- Usa editar, mover abonos o modificar fecha si hay errores.
- Mantén actualizado el estado de cuenta para evitar discrepancias con facturación.
Campos del formulario
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 📋 Información financiera | |||
| 1 | 🏦 Referencia bancaria | Número o código asignado para identificar el pago realizado por el alumno a través del banco. | Verifica que la referencia capturada coincida exactamente con la proporcionada por el banco para evitar errores en la conciliación. |
| 2 | 💬 Comentarios generales | Espacio para registrar notas informativas o aclaraciones relacionadas con el pago del alumno. | Utiliza este campo para observaciones visibles para distintas áreas, evitando incluir información sensible. |
| 3 | 📘 Comentarios finanzas | Campo destinado a notas internas exclusivas del área de finanzas o caja. | Registra únicamente información operativa o interna que sirva para el seguimiento financiero. |
| 4 | 📝 Estado de inscripción | Indica la situación actual del alumno dentro del proceso de inscripción, mostrando si se encuentra inscrito, preinscrito, en curso, dado de baja u otro estado definido por la institución. | El estado de inscripción determina qué acciones administrativas y académicas puede realizar el alumno (por ejemplo: generar pagos, inscribir materias, acceder al portal, etc.). |
| 📋 Agregar cargos | |||
| 5 | 📅 Fecha | Define la fecha límite en la que se registrará el cargo en el estado de cuenta. | Asegúrate de que coincida con la fecha real del movimiento para evitar inconsistencias en reportes. |
| 6 | 📂 Tipo | Identifica el tipo de movimiento que se agregará al estado de cuenta (Inscripción, cargo parcial, cargo, recargo, suspensión, beca, cargo concepto, extraordinario). | Selecciona el tipo adecuado para garantizar la correcta aplicación del cargo. |
| 7 | 💲 Monto | Importe total del cargo que se registrará. | Verifica que el monto coincida con la política institucional o con el plan de pagos. |
| 8 | 📝 Descripción | Texto que detalla el motivo del cargo. | Usa descripciones claras, se usará para mostrarse en las fichas de pago. |
| 9 | 🏦 En caja | Indica si el cargo será visible y utilizable desde la caja o módulo de pagos. | Actívalo solo si el cargo debe cobrarse directamente en caja. |
Proceso
Información financiera
- Aquí podrás conocer, y en caso de tener permisos editar los campos de:
- Referencia bancaria
- Comentarios generales
- Comentarios finanzas
-
Estado de inscripción
Agregar cargos
- En esta etapa podrás registrar nuevos movimientos en el estado de cuenta del alumno, seleccionando el tipo de cargo, fecha, monto y descripción correspondiente. Da clic en
, donde debes establecer:
- Fecha
- Tipo
- Monto
- Descripción
- En caja
- Finaliza dando clic en Guardar.
- Una vez creado, y al activar la casilla del cargo podrás realizar diferentes acciones según lo que necesites gestionar, siempre que cuentes con los permisos necesarios para mantener la información actualizada y correcta.
Eliminar un cargo registrado en el estado de cuenta. Esta acción requiere permisos específicos y debe realizarse con precaución, ya que impacta directamente en el saldo y la trazabilidad del alumno.
Te permitirá modificar la información del cargo, como la fecha, el monto o la descripción. Esta opción es útil cuando requieres corregir o actualizar datos específicos del movimiento.
Podrás generar la ficha de pago del cargo seleccionado, la cual contiene los datos necesarios para que el alumno realice su pago en la institución bancaria correspondiente.
Esta opción te permite generar una factura PPD directamente desde el cargo seleccionado, siempre que cumpla con los requisitos fiscales.
- En el caso de seleccionar un abono, contarás con las siguientes opciones:
- Mover abono: Selecciona el movimiento tipo abono y da clic en
. Cabe mencionar que solo se debe seleccionar un abono, si seleccionas más de uno el botón no se habilitará.
En la nueva ventana tienes que elegir a que estado de cuenta deseas mover el abono y definir el monto a trasladar. Esta opción es útil cuando en el estado de cuenta de un ciclo existe un Excedente y en otro existe un Saldo a favor, por ello es importante verificar que el estado de cuenta al que se desea mover el abono tenga una deuda.
Adicional, tendrás las opciones: - Permite modificar la información del abono, como el monto, la fecha o la descripción, siempre que cuentes con los permisos correspondientes.
Genera un comprobante del abono para entregar al alumno o conservar como registro.
Te permite generar una factura PUE a partir del abono, siempre que cumpla con los criterios fiscales establecidos.
Esta opción se utiliza cuando el abono está asociado a una factura global y necesitas romper esa relación para corregir o reasignar la información fiscal.
Cancela el abono seleccionado, estableciendo su monto en cero. Esta opción se utiliza en lugar de eliminarlo, por seguridad y trazabilidad.
Consulta estado de cuenta
- La siguiente sección es movimientos donde observarás los ciclos que ha cursado el alumno, da clic en
en el ciclo que este cursando actualmente y se abrirán los detalles. Aquí se mostraran todos los movimientos financieros relacionados al alumno:
Nota: En los ciclos escolares que el alumno presenta deuda se marcaran en color rojo. - Da clic en Ver más información en el ciclo que desees y el sistema desglosa todos los movimientos en ese ciclo, con:
- La fecha
- Tipo de movimiento seguido de su descripción
- Cantidad. Se muestran en rojo números negativos y en verde positivos
- Saldo
- Cuando entres a un estado de cuenta se muestran todas las transacciones pero puedes ocupar el botón de
lo que hará que las transacciones futuras se desvanezca a un tono más claro para diferenciar las que ya pasaron de las que no. 
- Las subtransacciones se agruparan en la transacción principal, esto ayudará a saber que movimientos se han relacionado con la transacción principal. Por ejemplo, en una transacción principal denominada Parcialidad 3, tiene relacionado un recargo por atraso y una beca. Estos lo podrás visualizar dando clic en la flechita
y se encuentran en un tomo gris diferente. 
Nota: Las subtransacciones también se ordenan por fecha descendente, y aquellas transacciones que no tengan subtransacciones relacionadas no se mostrara la fecha. - Las siguientes leyendas las podrás localizar debajo de la cantidad de cada transacción principal para que puedas identificar el estatus en el que se encuentran
- Liquidado. Ya se ha cubierto el monto total de la transacción
- Parcialmente liquidado. No se ha cubierto el total de la transacción, por ejemplo, de un cargo de $500 solo se abono $300, por lo que aún restan $200.
- Por liquidar. No se realizado ningún abono para esta transacción.
Nota: Solo se muestran es transacciones principales, en movimientos como recargos automáticos no se pueden visualizar.
- Da clic en
para ver los detalles de cada movimiento, con lo que conocerás minuciosamente el comportamiento de la transacción.
En el ejemplo de la imagen la interpretación es: se tiene un cargo de $250 por lo que el total resulta la misma cantidad, ahora, se realizo un abono de $250, por lo que en automático el sistema hace la operación quedando como resultado final $0 con la leyenda liquidado.
Nota: Los cargos se muestran en rojo y los abonos en verde.
- En caso de que en la cantidad del abono supere la cantidad del cargo se muestra la leyenda de Crédito a favor, seguida de la descripción de la transacción.
Auto-suma de transacciones en estado de cuenta
Calcula automáticamente el saldo total teniendo en cuenta si las transacciones son abonos o cargos. Ya no tendrás que hacer cálculos manuales para mantener un seguimiento preciso de tus finanzas.
Simplemente consulta el estado de cuenta de un alumno, selecciona los movimientos y verás el saldo actualizado en tiempo real. Esto te proporcionará una visión clara y precisa de tu situación financiera en todo momento.
Acciones del estado de cuenta
Ocupa el botón de 
y elige una de las siguientes opciones:
- Actualizar la beca del alumno: Si se han realizado cambios en la configuración de la beca, utiliza esta opción para actualizar y reflejar correctamente los nuevos datos dentro del estado de cuenta del alumno.
- Cambiar el plan de pagos: Autoriza seleccionar un nuevo plan o ajustar el calendario de pagos según las necesidades del alumno.
- Imprimir: Genera una versión imprimible del estado de cuenta para entregar o archivar.
- Enviar: Envía el estado de cuenta por correo electrónico al alumno o tutor directamente desde la plataforma.
Saeko Protips
Tips para la sección de Estado de cuenta del expediente del alumno en Saeko:
1. Revisa el estado de cuenta antes de registrar cualquier movimiento para asegurarte de aplicar el abono o cobro al concepto correcto.
2. El estado de cuenta funciona como una cuenta corriente: cuando registras un abono y existen cargos pendientes, el sistema ajusta automáticamente la fecha del cargo anterior al cargo pendiente para aplicar el pago correctamente y asegurar que se cubra primero el concepto correspondiente.
3. Utiliza la opción Mover abonos cuando necesites reasignar pagos sin generar duplicados. Puedes mover un abono entre ciclos o incluso a otro alumno; al hacerlo, el abono se actualizará y quedará correctamente asignado al nuevo alumno o periodo correspondiente.
4. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.