Conoce el procedimiento para la creación de recargos, los cuales podrán aplicarse posteriormente a los planes de pago ya creados. Un recargo automático corresponde a un porcentaje o monto que se aplica a un concepto y se suma de forma automática al plan de colegiatura.
Permisos y requerimientos
🔐Permisos
Verifica que tengas activo el permiso de Finanzas > Reglas de recargos, y activa la casilla Ver y Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para edición:
- Dirección o subdirección administrativa
- Responsable de cobranza
- Administrador Saeko
📝 Consideraciones previas:
- Planes de pago previamente creados: Para que la regla de recargos se aplique correctamente, es necesario que los planes de pago ya estén creados. En caso contrario, deberás actualizar la regla de recargos para asociarla a los planes de pago correspondientes de cada ciclo activo.
- Define claramente el tipo de recargo: Confirma si el recargo será por monto fijo o porcentaje, de acuerdo con la política institucional.
- Valida días y periodicidad: Revisa que los días de atraso y la periodicidad estén correctamente configurados para evitar cobros incorrectos.
- Actualiza la regla por ciclo: Al iniciar un nuevo ciclo escolar, revisa y actualiza la regla de recargos para asociarla a los planes de pago activos.
Campos
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 🧾 Aplicable a | Define el tipo de concepto al que se aplicará el recargo: inscripción o parcialidad. | Selecciona correctamente el concepto, ya que no podrá modificarse una vez que la regla esté en uso. |
| 2 | 🔁 Periódicamente | Indica si el recargo se aplicará de forma recurrente (diario, semanal, mensual etc) mientras el adeudo continúe pendiente. | Revisa que la periodicidad esté alineada con la política financiera de la institución. |
| 3 | 💲 Aplica un | Define si el recargo será calculado por porcentaje o por un monto fijo. | La selección impacta otros campos de configuración, como el cálculo del recargo. |
| 4 | 📅 Días después de la fecha límite | Establece el número de días posteriores a la fecha límite para que el recargo se genere automáticamente. | El recargo se aplicará solo si el alumno no ha realizado el pago en el plazo configurado. |
| 5 | ⏳ Tolerancia de | Define un monto mínimo pendiente para que la regla de recargo no aplique. | Útil para evitar recargos por diferencias mínimas o ajustes menores. |
| 6 | 🧮 Calcular sin tomar en cuenta | Permite excluir suspensiones, becas o abonos del cálculo del recargo. | Solo aplica cuando el recargo es por porcentaje. |
| 7 | 📄 Aplicable a planes de pago | Selecciona los planes de pago a los que se aplicará la regla de recargo. | Los planes deben estar creados y activos dentro del ciclo escolar correspondiente. |
| 8 | 🧾 Recargo relacionado a un concepto | Permite que el recargo se registre como un concepto independiente en el estado de cuenta. | El recargo podrá facturarse y reportarse de forma individual. |
Proceso
Para empezar sigue los pasos que se muestran a continuación:
- Para empezar selecciona a que tipo de cargo se aplicará la regla. Posteriormente marca la casilla Periódicamente en caso de requerir que tenga una frecuencia al generar los recargos puede ser diario, semanal, quincenal, mensual. En caso de seleccionar Diario, cada día de atraso que tenga el alumno automáticamente se le generará otro nuevo recargo.
- Elige si aplica en porcentaje o monto al hacerlo se habilita el campo en cual solo es necesario capturar la cantidad.
- Lo siguiente es establecer los días después de la fecha límite de pago para aplicar esta regla. Captura el número de días y enseguida selecciona si son días hábiles. naturales o mensuales.
- El campo de Tolerancia de, funciona para que no se genere un recargo basado en el monto que deba el alumno, ejemplo: si el alumno debe un cargo parcialidad de $100.00 que no se genere el recargo de una cantidad igual o menor.
- Ahora la casilla de Calcular sin tomar en cuenta se puede marcar en caso de que se desee excluir transacciones como: Descuentos, Suspensiones, Becas o Abonos. Cabe mencionar que solo aplica si es por porcentaje
- Define si quieres que exista una Consecuencia en caso de aplicar recargo:
- No cancelar beca: no aplica ninguna consecuencia
- Cancelar beca a la parcialidad: si el alumno no ha pagado puntualmente la parcialidad se cancelará la beca que tiene aplicada específicamente a ese concepto y lo pague íntegro.
- Cancelar becas subsecuentes: se cancelan las becas posteriores a la parcialidad en caso de que el pago no sea puntual, estas consideraciones se manejan en las instituciones como políticas de cobranza, donde el alumno conoce que sucede en caso de no realizar el pago en la fecha estipulada.
- Selecciona los planes de pagos a los que será aplicable, podrás seleccionar todos o solamente en los que deseas que se aplique.
- Por último, la opción Recargo relacionado a un concepto
Al activar esta opción, el recargo se registrará como un concepto independiente en el estado de cuenta. Deberás agregar los datos correspondientes al concepto de recargo para que pueda facturarse y reportarse de forma individual.
Con esta configuración, la regla de recargo quedará correctamente aplicada a los planes de pago seleccionados. Te recomendamos validar los conceptos y fechas antes de activarla para asegurar un cálculo adecuado en los estados de cuenta de los alumnos.
Saeko Protips
Tips para las mejores prácticas para configurar regla de recargo en Saeko:
1. Valida antes de activar: Revisa conceptos, planes de pago y fechas para evitar recargos incorrectos.
2. Aplica en ciclos activos: Asegúrate de que los planes de pago ya estén creados o actualiza la regla para cada ciclo activo.
3. Prueba con un alumno: Verifica el comportamiento del recargo en un estado de cuenta antes de aplicarlo de forma general.
4. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.