El proceso de certificación electrónica en Saeko te permite generar, validar y emitir certificados oficiales de manera ágil y segura, cumpliendo con los lineamientos establecidos por las autoridades educativas. A través de esta funcionalidad podrás centralizar la información de tus alumnos, automatizar la generación de documentos y garantizar su autenticidad con mecanismos de validación electrónica, reduciendo tiempos y errores en la gestión académica.
Permisos y requerimientos
🔐Permisos
Para acceder a esta vista, tu perfil de usuario debes contar con el permiso de:
- Certificación, y activa la casilla Ver.
- Certificación > Timbrar, y activa la casilla Editar.
- Certificación > Editar, y activa la casilla Editar.
Este permiso debe ser otorgado por el usuario administrador del sistema o por el área de TI responsable de la gestión de roles y permisos en Saeko.
🧑💼 Usuario recomendado para consulta:
- Director General o Académico
- Responsable de Control escolar
- Administrador Saeko
¡Consideraciones!
- Antes de añadir un consultar el reporte es importante que consideres lo siguiente:
- Existen dos tipos de certificaciones:
- Electrónica: gestionada completamente en formato digital.
- Semi-electrónica: algunos pasos requieren interacción manual o soporte físico.
- Diferencias en los estados de certificación según el tipo de institución:
- IPES → Escuelas privadas: Por certificar, Sellado, Timbrado y Error.
- Autónomo → Escuelas con gestión propia: excepción en Sellado; genera XML y PDF automáticamente.
- Existen dos tipos de certificaciones:
- Debes asegurarte de que el proceso de certificación electrónica o semi-electrónica esté activado en tu institución.
- Validación de créditos y configuración: Antes de emitir, se verifica que los créditos sean correctos y que la asignatura tenga configuración de certificación adecuada.
- Créditos disponibles: Al timbrar un certificado, se descuenta un crédito; asegúrate de tener créditos activos disponibles.
Campos del formulario
En esta sección encontrarás la descripción de cada uno de los campos que conforman el formulario. El objetivo es ayudarte a comprender su propósito, cómo se deben llenar correctamente y cuál es el impacto que cada dato tiene dentro del sistema.
| # | Nombre | Descripción | Consideraciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 🏫 Escuela | Selecciona la institución educativa para la que se generará o consultará el certificado. | Campo obligatorio. Solo se muestran escuelas en las que el usuario tiene permisos de certificación. |
| 2 | 📆 Ciclo escolar | Define el ciclo escolar al que corresponde el certificado. | Campo obligatorio. Solo se muestran ciclos disponibles según permisos y tipo de ciclo; se filtran ciclos ya existentes si corresponde. |
| 3 | 📚 Plan de estudios | Define el ciclo escolar al que corresponde el certificado. | Solo se muestran planes de estudio de la escuela seleccionada. |
| 4 | ⚙️ Estado | Permite filtrar certificados según su estatus: “Sellados”, “Timbrados”, “Error en timbrado”, “Cancelado”, “Por certificar” o “Todos”. | Útil para consultar certificados específicos o generar reportes filtrados. |
| 5 | 🗓️ Fecha de emisión | Filtra certificados por la fecha en que fueron emitidos. | Permite acotar la búsqueda a periodos específicos; se recomienda usarlo para reportes o auditorías. |
| 📋 Estados de un certificado | |||
| 6 | 🖋️ Timbrados | Certificados que cuentan con validación interna y timbrado electrónico, obteniendo folio oficial y validez legal. | Este estatus confirma que el certificado es legalmente válido; no se recomienda modificar datos a menos que sea necesario cancelar y reemitir. |
| 7 | ⚠️ Error en el timbrado | Certificados que fallaron al intentar timbrarse electrónicamente; requieren revisión y corrección. | Verificar que los datos sean correctos, revisar conexión con el sistema de timbrado y corregir errores antes de reintentar. |
| 8 | ❌ Cancelado | Certificados que fueron anulados por la institución o el usuario y ya no son válidos. | Confirmar el motivo de la cancelación; una vez cancelado, no se puede utilizar el certificado, aunque se puede generar uno nuevo si es necesario. |
| 9 | ⏳ Por certificar | Certificados que aún no se han generado ni timbrado, en espera de captura o revisión. | Revisar que toda la información esté completa y correcta; preparar para validación interna y posterior timbrado. |
| 10 | 📊 Todos | Incluye certificados de todos los estados, útil para consultas o reportes completos. | Ideal para generar reportes administrativos o estadísticas; permite filtrar por estatus si se requiere análisis específico. |
Proceso
Generación de certificados
- Es momento de aplicar los filtros:
- Filtros obligatorios:
- Escuela
- Ciclo
- Filtros opcionales:
- Plan de estudios
- Estado de certificado
- Fecha de emisión
Posteriormente haz clic en
, esto permitirá desplegar la lista de alumnos que cumplen con los filtros seleccionados y están activos en el último grado del plan de estudios, mostrando su matrícula y el estatus del certificado correspondiente.
- Filtros obligatorios:
- En la parte superior de la tabla tendrás diferentes opciones, utilízalas de acuerdo a tus requerimientos:
Marca la casilla (s) del lado derecho para seleccionar a todos los alumnos a los que les vas emitir un certificado; esta opción también está disponible en cada alumno para seleccionar solo a ciertos estudiantes.
Esta funcionalidad permite aplicar de manera masiva los datos de calificación para todos los alumnos seleccionados, se activa únicamente cuando seleccionas más de un alumno.
Se genera un archivo con los certificados emitidos, timbrados o sellados, de todos los planes de estudio de la escuela y ciclo seleccionados.
Ocupalo para filtrar a los alumnos entre los estados Por certificar, Autorizados o Todos.
Sirve para filtrar a los alumnos que pertenezcan a un grupo en específico.
Ayuda a ubicar rápidamente a un estudiante por nombre o matrícula.-
Permite visualizar cómo quedará el certificado electrónico antes de emitirlo. Esta opción solo se muestra cuando el plan de estudios está configurado con la opción “Reconocimiento para autorización” en modalidad “Independiente/Autónoma”.
- El siguiente paso es revisar que la información este completa, para ello, da clic en ver datos
, podrás conocer mayor información como:
- Género del alumno representado en F para femenino y M para masculino.
- Créditos obtenidos de acuerdo con las materias aprobadas.
- Promedio general del alumno.
- Cantidad de materias aprobadas y reprobadas.
- Marca las casillas a la izquierda para seleccionar a los alumnos. Las opciones se mostrarán arriba de la lista, y podrás continuar usando el botón
.
Si estás seguro de timbrar los certificados se mostrará una ventana en donde debes seleccionar la fecha de emisión, que por defecto será la fecha actual. Si necesitas modificarla, activa la casilla Fecha personalizada para seleccionar una diferente, finaliza el proceso dando clic en Sí.
- ¡Listo! De esta manera se han generado los certificados de los alumnos, notarás que el estado cambio a
, de igual manera, podrás complementar el proceso con las opciones que se habilitan en los certificados timbrados.
- Fecha de emisión.
- Estado del certificado.
Descarga el XML del certificado.
Descarga el PDF del certificado.
Envía los archivos del certificado (XML) al correo personal e institucional del alumno.
Certificado con calificaciones editadas desde este proceso de certificación.- Para descargar todos los certificados en formato XML (esta opción se encuentra en la parte superior de la tabla)
Cancelación de certificados
- Selecciona uno o más certificados que se encuentren en estado timbrado usando las casillas a la izquierda.
- Una vez seleccionado, en la parte superior de la lista aparecerán las opciones disponibles. Haz clic en el botón
. 
- Al cancelar un certificado, se cambia el estatus y se agrega automáticamente la etiqueta “Cancelado” en el PDF del documento.
Saeko Protips
Tips para las mejores prácticas para la sección de certificación electrónica en Saeko:
1. Revisa la información de los alumnos: Confirma que las calificaciones, acreditaciones y datos generales estén actualizados antes de certificar.
2. Revisa errores en timbrado: Si un certificado muestra “Error en el timbrado”, corrige los datos o verifica la e.firma del firmante antes de reintentar.
3. Si tienes dudas, contacta a tu agente de soporte Saeko. Ellos pueden ayudarte con dudas en cambios especiales o configuraciones avanzadas.
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